단기간에 성과를 낼 수 있는 문서 작성 방법


디지털 시대에서 문서란?

디지털 시대로 발전함과 동시에 문서 작성의 중요성이 더욱 커졌습니다. 기존 기업의 사내에서만 진행하던 업무와 달리 현시대에는 재택근무가 활발하게 이루어지고 있으며 프리랜서들도 업무에 참여하기 때문에 화상회의 등을 이용해 업무가 진행되고 있습니다.

그렇기에 이메일이나 카카오톡과 같은 소통 프로그램을 통한 업무지시가 빈번하게 이루어지고 있어 정확한 업무를 위해서는 전략적인 방법으로 문서 작성이 이루어져야 합니다.

기업의 규모와 관계없이 보고서나 기획서는 인사고과 평가 대상입니다. 특히나 하청업체의 경우라면 보고서나 기획서를 통해 더 큰 규모의 기업과 컨택하고 업무를 진행할 텐데요. 사업을 하는 분들의 경우 이러한 문서가 제대로 작성되지 못하면 사업 매출에 큰 영향을 줄 뿐만 아니라 나아가 그 존폐에도 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.

그럼에도 문서 작성을 두려워하는 분들이 많습니다. 그 이유는 무엇일까요? 해당 업무로 인해 자신에게 주어진 다른 업무를 수행할 수 있는 시간이 줄어들게 되고, 이는 곧 야근으로 이어질 수 있기 때문입니다. 일과 개인 생활의 양립이 중요해진 현시대에서 개인 생활이 부족한 것은 결국 건강 문제의 원인이 되는 스트레스로 나타나게 됩니다.

대부분 실수하는 작성 유형

문서 작성 고민

문서 작성에 시간이 많이 걸리는 원인은 다음과 같습니다. 첫 번째, 보고 내용의 전부를 문서에 삽입하기 때문입니다. 보고서를 받고 결재하는 상사는 해당 문서를 전부 꼼꼼하게 읽지 않습니다. 가장 중요한 것은 주요 내용을 전달하는 것입니다.

핵심 내용만 뽑아서 전달해야만 업무의 효율이 올라가기 때문입니다.

두 번째, 문서의 호흡이 너무 긴 유형입니다. 간단한 보고 내용임에도 불구하고 서론부터 결론까지 구구절절 내용을 적는 것은 문서의 효율성을 떨어뜨릴뿐더러 보는 이로 하여금 불편한 인상을 줄 수 있습니다.

세 번째, 흐름과 구조를 파악하지 못하기 때문입니다. 위에서 언급한 실수 유형은 대부분 자신이 작성하려는 문서의 종류를 제대로 파악하지 못하기 때문에 발생합니다. 결과적으로 문서의 구조를 파악하는 것이야말로 문서 작성의 핵심이라고 할 수 있습니다. 그 본질을 제대로 알아야만 효율적인 작성이 이루어질 수 있기 때문입니다.

어떤식으로 작성해야 할까?

문서 작성 해결

가장 중요한 것은 문서의 구조화된 뼈대를 마련해야 한다는 것입니다. 상사에게 1분기 평가 내역서를 보고해야 한다고 가정합시다. 평가 내역서의 작성 뼈대는 바로 우리 회사가 어떠한 부분에서 이익을 보았는지, 실적이 좋지 않은 분야는 무엇이었는지, 소비자의 태도는 어떠하였는지를 파악하여 앞으로 2분기 동향을 분석하는 데 초점이 잡혀야 합니다.

이러한 것을 파악하지 못한다면 2분기 동향 분석이 제대로 이루어지지 못해 실적에 부정적인 영향을 초래하겠죠.

뼈대가 구성되었다면 보고서의 목차 작성이 이루어져야 합니다. 이는 문서 작성의 50% 이상을 차지하는 주요 작업입니다. 구성 틀을 정해야지 명확하고 효율적인 보고서를 작성할 수 있기 때문입니다.

이후 작성해나갈 보고서는 필자가 아닌 읽는 상대방의 입장에서 작성되어야 합니다. 다만 이를 작성할 때 경어체로 작성할 필요는 없으며 경어체가 아닌 표현을 통해 더 많은 핵심 표현을 집어넣어야 합니다. 줄글로 작성하는 것보다는 일정한 분량과 문단으로 끊어 핵심 내용만 나열하고 문서 작성 편집 기능을 통해 가독성을 올리는 것 또한 좋은 이미지를 줄 수 있습니다.

과거부터 진행된 구조화 방식

문서 작성 예전에도 구조화

실제 이러한 방식은 과거 보고서라는 개념이 도입된 시점부터 사용되어 왔습니다. 글쓰기 명인으로 유명한 송숙희 선생의 저서 ‘150년 하버드 글쓰기 비법에서도 중요성이 명시되어 있습니다. 구조화된 문서 작성의 흐름이야말로 상대로 하여금 좋은 이미지를 심어줄 수 있으며 업무의 효율성을 높여준다는 말입니다.

일부 글쓰기 전문가들 사이에서도 파워풀한 문서 작성의 원칙과 조건에 대해 그 중요성을 강조하고 있습니다. 아무리 창의적이고 혁신적인 아이디어를 가지고 있더라도 이를 제대로 표현하지 못하면 죽은 아이디어와 다름없기 때문입니다.

강력한 어필을 위해서는 작성을 우습게 보면 안 됩니다. 실무자의 아이디어가 승화되는 작용 기전이야말로 문서를 통해 이루어지고 조직의 중요한 의사를 연결하는 기능을 가지고 있기 때문입니다.

이를 제대로 이루어내기 위해서는 깊은 생각을 담은 문서, 상대방과 쉽게 의견의 교환이 가능한 문서, 타인과 차별화되는 문서를 직접 작성해 보는 것이 중요합니다. 문서 작성은 개인의 가치를 상승시킬 수 있는 키(Key)가 될 수 있습니다.

단기간 성과를 내는 방법

문서 작성 성공

단기간에 문서를 작성하기 위해서는 어떠한 방식을 사용해야 할까요? 먼저 문서의 종류마다 사내에 구조화 된 뼈대의 흐름으로 간략하게 작성하는 것이 좋습니다. 브레인스토밍과 같은 기법으로 자신이 전달하고자 하는 문서를 자신만의 방식으로 작성한 뒤 핵심 뼈대만 뽑아내는 것입니다.

이후 자신이 쓴 글을 바탕으로 키워드를 추출합니다. 문서의 작성은 두괄식으로 가독성 있게 표현하는 것이 중요합니다. 서두에 자신이 표현하고자 하는 핵심 내용을 간략하게 기술하고 이를 풀어나가는 방식을 통해 자신의 의사를 완전히 전달할 수 있습니다.

문서 작성이 중요한 이유

새로운 프로젝트를 진행하기 위해서는 사람을 만나야 합니다. 하지만 요즘, 사람을 만나기 전에 우리는 문서로 먼저 대화를 합니다. 이때 설득력 있는 문서가 전달 된다면 성공 확률을 더 높일 수 있을 것입니다.

문서는 커뮤니케이션입니다. 요즘은 대부분 이메일이나 문자로 커뮤니케이션을 많이 합니다. 이런 이메일이나 문자도 상대방을 설득시킬 수 있는 논리가 적용되고, 쉽게 이해할 수 있게 글을 쓴다면 여러분의 성과가 놀랍도록 변할 것입니다.

문서는 본인의 얼굴입니다. 전달되는 문서가 깔끔하고 가독성 있고 쉽게 이해할 수 있도록 전달된다면 그 사람에 대한 이미지가 좋을 것이고 인사고가나 사업 매출에 도움이 될 것입니다.

하여간 문서작성은 직장생활이든, 사업을 하든, 잘해야 합니다. 이런 시대에 살고 있는데도 문서작성에 대해 배우지 않는다면아마 여러분들은 도태될 것입니다.

잘 만든 문서는 성과와 매출에 비례

상대방을 잘 설득해야 회사 생활하면서 좋은 평가를 받을 수 있으며 사업을 하신다면 큰 매출을 발생시키는 큰 원동력이 될 것입니다.직장에서 기획서, 제안서 , 보고서, 이메일, 문자가 모두 설득의 법칙이 적용되어 논리적인 흐름으로 내 생각을 가독성 있게 표현할 수 있어야 설득의 확률을 높여 매출과 성과를 기대할 수 있습니다.

설득 논리를 가지고 흐름만 파악할 수 있으면어떠한 기획서, 보고서 문서 작성도 가능합니다.

지금까지 문서 작성에 대한 방법에 대해 알려드렸습니다. 작성부터 문서의 디자인까지는 어느 정도의 숙련 기술이 필요합니다. 최근에는 다양한 사이트에서 기술을 함양할 수 있기 때문에 개인 시간을 조금만 투자해 기술을 익힌다면, 사내에서의 존재감 향상은 물론 업무의 효율화를 가져와 장기적인 관점에서는 독보적인 존재로 올라설 수 있을 것입니다.

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