사회생활을 처음 하는 신입사원은 배워야 할 것이 굉장히 많습니다. 회사에 대한 이해는 물론 선배의 업무 스타일, 조직에 대한 적응 등 살펴야 하는 것이 많습니다. 오늘은 신입사원의 문서작성 방법에 대해서 알려드리고자 합니다.
어떻게 보고해야 하는지 모르겠어요
신입사원이 되고 상황에 적응하면, 본격적으로 업무가 부여됩니다. 업무를 상사에게 보고할 때에는 보고서를 통해 업무 결과를 전달합니다. 그러나 신입사원의 경우 보고서를 써 본 경험이 전무하기 때문에 작성 방법을 잘 알지 못하는 경우가 부지기수입니다.
신입사원들이 문서작성에서 실수하는 것은 바로 모든 정보를 넣으려는 행위입니다. 한시가 중요한 직장에서 구구절절 작성된 보고서를 읽기에는 무리가 있습니다. 내용이 많으면 중요한 부분을 파악하기 어렵고 자신의 의사를 제대로 보여주기 힘들기 때문입니다.
사내 자료 참고하기
회사마다 문서를 위한 지정 틀이 존재하거나, 혹은 암암리에 내려오는 양식이 존재합니다. 그러므로 어떠한 자료를 작성해야 할지 모르겠다면 사수가 어떠한 형태로 보고서를 작성하는지 참고하는 것이 좋습니다.
회사에 따라 홈페이지에 관련 문서가 있는 경우도 존재하므로 확인하시는 것이 좋습니다.
정확한 문서작성 틀이 필요한 이유
기업은 독자적인 문화가 있기 때문에 신입사원이 문서의 틀을 참고하는 것은 가장 현명한 선택입니다. S사를 다니는 신입사원이 L사의 문서 형식을 참고하면 안 되겠죠.
또한 신입사원은 능력을 평가할 수 있는 특정한 경력이 존재하지 않기 때문에 보고서 작성과 같은 형식을 통해 그의 능력을 평가하게 됩니다. 그러므로 정확한 특성을 파악하는 것이 중요합니다.
관련 프로그램 숙지하기
회사에서는 언제 어디서 보고를 해야 하는 일이 발생할지 모르기 때문에 워드나 엑셀 등의 프로그램 사용방법을 숙지하는 것이 중요합니다.
한글이나 파워포인트는 중고등학교를 비롯한 대학교 등에서 사용하는 비율이 높아 익숙한 경우도 있지만, 엑셀의 경우 숨은 기능이 많기 때문에 한계가 있을 수 있습니다.
그러므로 오피스 활용 방법을 미리 숙지하는 것이 중요합니다. 보고서의 제목은 두괄식으로 작성해 어떠한 내용을 담은 건지 한눈에 파악할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
또한 가독성이 좋도록 적절한 여백을 남기는 것은 물론 순번을 사용해 작성하는 것이 좋습니다. 주요 핵심 내용만 간결하게 작성하는 것은 물론 명확한 결론을 표기하는 것이 좋습니다.
문서 작성이 중요한 이유
새로운 비즈니스를 하기 위해서는 사람을 만나야 합니다. 하지만 요즘, 사람을 만나기 전에 우리는 문서로 먼저 대화를 합니다.이때 설득력 있는 문서가 전달 된다면 성공 확률을 더 높일 수 있을 것입니다.
문서는 커뮤니케이션입니다. 요즘은 대부분 이메일이나 문자로 커뮤니케이션을 많이 합니다.이런 이메일이나 문자도 상대방을 설득시킬 수 있는 논리가 적용되고,쉽게 이해할 수 있게 글을 쓴다면 여러분의 성과가 놀랍도록 변할 것입니다.
문서는 본인의 이미지입니다. 전달되는 문서가 깔끔하고 가독성 있고 쉽게 이해할 수 있도록 전달된다면 그 사람에 대한 이미지가 좋을 것이고 인사고가나 사업 매출에 도움이 될 것입니다.하여간 문서작성은 직장생활이든, 사업을 하든, 잘해야 합니다. 이런 시대에 살고 있는데도 문서작성에 대해 배우지 않는다면 아마 여러분들은 도태될 것입니다.
문서는 경쟁력입니다. 요즘, 전자책이나 제품의 상세페이지를 작성할 때 글쓰기 순서를 통해 상대방이 글을 계속 읽을 수 밖에 없는 구조를 만들어 작성하듯, 회사에서 쓰는 문서도 목차와 흐름을 알아야 설득력을 높일 수 있게 작성하여 매출과 성과를 올릴 수 있을 경쟁력이 될 것입니다.
지금까지 신입사원의 보고서 작성방법에 대해 알려드렸습니다. 깔끔한 작성은 사원의 능력을 표현하는 기준이 되고, 조직의 업무 향상성을 가져오기도 합니다. 주요 사항을 미리 숙지해 좋은 결과물을 내시길 바랍니다.
같이 보면 도움이 되는 정보
실패 없는 보고서 작성
문서작성에 도움이 되는 전자책을 소개 합니다.
돈을 부르는 PPT 문서 작성과 활용법